Als tijd een belemmering wordt voor groei

Programmatic processen automatiseren

‘Ik doe het voor nu even handmatig, want ik heb te weinig tijd, maar ik zal nadenken over hoe we dit kunnen automatiseren’. Het zal niet de eerste keer zijn dat je deze reactie hoort, krijgt of zelfs zelf geeft. Het zit in de aard van ons beestje. De dingen doen op de manier zoals ‘we ze altijd al doen’. Immers, verandering is onhandig. Het kost tijd, is onbekend, en dus houden we veel van onze dagelijkse taken en werkzaamheden het liefst bij `het oude’. De welbekende routinehandeling, die zogenaamd weinig tijd kost want we kennen het proces. Is dat iets slechts? Daar kun je over discussiëren. Zonder hier een uitvoerig debat over te voeren, is het meest eerlijke antwoord voor nu: Niet per se! Natuurlijk, het heeft ons gebracht waar we nu zijn, en wil dus niet zeggen dat de vertrouwde manieren van werken onze groei in de weg staan. Ja, we evolueren nog steeds. Je kunt je echter afvragen of we ons dagelijks werk niet nog eenvoudiger en/of effectiever kunnen maken door soms een paar seconden adem te halen en na te denken voordat we antwoorden: 'Ik doe het wel even op de manier zoals we het altijd doen, coming right up.’

Tijd is onze ergste vijand

“Als je maandag weer naar kantoor gaat of je laptop openklapt aan de keukentafel, sta dan eens een paar seconden stil bij de handelingen die je doet. Waarschijnlijk houd je exact hetzelfde ritme aan als elke andere start van de week. Je zet een lekker kopje koffie voor jezelf, logt in op je OS en gaat aan de slag volgens een redelijk vastgesteld patroon.

Dag in dag uit vul je een uur of acht aan werktijd. Als je kijkt naar dit patroon dan zullen er een paar dingen opvallen. Een van de opvallende punten is dat in ons dagelijks werk veel herhalingen zitten; het op frequente basis uitvoeren van dezelfde taak. De volgende dag? Die begint en eindigt vermoedelijk op exact dezelfde manier.

Veelvoorkomende, dagelijkse, manuele taken die je bijna op de automatische piloot kunt doen. ‘Ik doe het voor nu even handmatig, want ik heb te weinig tijd, maar ik zal nadenken over hoe we dit kunnen automatiseren’. Als je al die taken die je uitvoert op de manier zoals ‘we het altijd doen’ eens bij elkaar zou optellen qua tijd, dan zul je versteld staan hoe groot het aandeel hiervan is op je veertig-urige werkweek. Dit betekent de facto dat je minder tijd hebt om bijvoorbeeld eens wat langer na te denken over een verfrissende strategie voor je klant of je in te lezen over die nieuwe tooling waar iedereen het over heeft. Sterker nog, vaak is hier geen tijd voor. Dus, wat nou als minstens de helft van deze reguliere terugkerende taken zouden kunnen worden geautomatiseerd zodat jij meer tijd overhoudt?! Zou je daar nee tegen zeggen?“

Onze eigen automatische piloot

Het ligt in onze aard om oplossingen te vinden die op dat moment het gemakkelijkst lijken. Hiermee bouwen we onze eigen modus operandi. We doen het elke keer op de manier die ons is geleerd, want we kennen het proces en we denken dat het de beste manier is en dat die ons tijd bespaart. En om eerlijk te zijn, het is al een drukke week met veel meetings, presentaties en rapportages. Met deze kennis kun je je afvragen hoe we in hemelsnaam in staat zijn om onszelf te slim af te zijn en vooruitgang te boeken.

De vragen die je jezelf zou moeten stellen

Terug naar onze dagelijkse werkdag in de programmatic industrie. We weten dus dat we veel taken op de automatische piloot uitvoeren en niet de tijd nemen om te inventariseren of het niet handiger, sneller en/of efficiënter kan. Waarom je zou moeten automatiseren, hebben we al uitgelegd in onze vorige blogpost 'Automatisering maakt jou overbodig!' Dus tijd voor antwoord op de vraag: Hoe kan ik automatisering toepassen binnen mijn organisatie en onderdeel maken van het dagelijkse ritme? The one million dollar question?

Heeft je organisatie automatisering nodig?

Besteed je momenteel te veel tijd aan een deel van je digitale marketing, zoals rapportage en campagnes bouwen? Zijn er te veel middelen nodig om een relatief laag winstgevende inspanning te leveren? Zal automatisering het probleem zo oplossen dat er meer efficiëntie en effectiviteit ontstaat?

Om Michael Jansen (Lead Next Level Campaigning, Greenhouse en verantwoordelijk voor het bouwen van JARVIS, een tactische planningstool) te citeren: `Automatisering wordt vaak gedaan bij processen die repetitief zijn en niet veel klantwaarde toevoegen. We automatiseren niet op ‘eenmalige’ of processen die vaak veranderen. We besteden onze tijd liever aan waardetoevoegende activiteiten voor onze klanten en houden het werk uitdagend voor onze collega's (niemand houdt van repetitief en saai werk). We zijn begonnen met het bouwen van JARVIS om een uniform campagneproces te ondersteunen. Het verhoogt ook de uitvoerkwaliteit en vermindert het aantal fouten.’

Dus in wezen: creëer een uitgebreid inzicht in je huidige workflow. Maak een lijst met alle activiteiten, label ze op belangrijkheid en efficiëntie en bepaal tot slot de omvang van het werk.

Het heeft natuurlijk de nodige aandacht nodig om het proces te definiëren. Een automatiseringsproject vraagt niet alleen om aanpassingen in of een selectie van de techniek die je wilt gebruiken, maar ook om aanpassingen in de manier van werken. Als het proces niet in detail wordt gedefinieerd, zal dat in een later stadium in de weg zitten. Het is dus essentieel om jezelf een paar dingen af te vragen voordat je aan je automatiseringsproject begint. Daarnaast moet je bepalen of je klaar bent voor de uitgebreide verandering. Goed dat je iets hebt gevonden om te automatiseren, maar zoals we weten: `Tijd is het meest waardevolle dat een mens kan besteden’ (Theophrastus).

Vraag je dus af of er binnen jouw bedrijf ruimte is om een project te starten.Lost automatisering het onderliggende probleem op? Hoe zwaar wegen de problemen op tegen de tijd en geld die het kost om te gaan automatiseren?

Leiden de antwoorden naar een volmondig: Ja, automatisering is de oplossing? Congrats; aan de eerste criteria is voldaan. Tijd om door te pakken: het bepalen van de daadwerkelijke scope van het project. De volgende vijf vragen helpen je de scope fijnmazig te framen.

1. wat wil je doen

Definieer in detail je probleemstelling en je oplossing. Op deze manier kan er achteraf geen onduidelijkheid over ontstaan waarom het project ooit op poten is gezet. Vanuit daar bepaal je de richting hoe je tot de oplossing gaat komen. Kortom, je strategie. Een duidelijke strategie is essentieel en helpt je bij het inkaderen van je richting en het uitstippelen van de te volgen route om het uiteindelijke product te bouwen. Eenmaal de hoe-route uitgestippeld, volgt de hoe exact-route. Namelijk het tactische plan.

Om Willem-Jan van Velzen, Platform Solutions Consultant van Adform te citeren: 'Voordat we zelfs maar beginnen na te denken over de volgende stappen in automatisering, kijken we consequent eerst naar onze backlog om prioriteit te geven aan de volgende waardevolle asset om aan te werken.'

2. Heb je de middelen in huis?

Of heb je hulp van buitenaf nodig? Welke middelen zijn er nodig om dit project te voltooien? Sommige projecten, zoals automatisering van biedingen, vereisen niet al te veel resources, maar voor projecten zoals workflow- of rapportage-automatisering, heb je mogelijk developers nodig. Antwoord op deze vraag definieert de eventuele noodzaak om externe hulp in te schakelen.

3. Wie moet erbij betrokken worden?

Tijd voor het creëren van de zogenaamde buy-in. Welke teams worden getroffen? Hebben wij en zij de juiste middelen? Zorg ervoor dat je een buy-in hebt. Wees vindingrijk.

4. Wanneer is het project succesvol?

Misschien wel een van de belangrijkste factoren bij het opzetten van de fundamentele blokken voor het automatiseringsproces. Wat is je doel, wat zijn je KPI’s en hoe meet je ze? Bespreek en definieer ze zo duidelijk en SMART mogelijk, zodat iedereen weet wat de stip aan de horizon is waar jullie allemaal naar streven.

5. wat is het plan?

Het punt waar alle feiten en rugnummers bij elkaar komen in een actionable plan. Houd rekening met de tijdschema's (vergeet niet om in fasen of zogenaamde sprints te werken), definieer duidelijke deadlines voor deliverables (MVP), definieer de taken per sprint, betrek de juiste product owners en stakeholders, maak afhankelijkheden duidelijk, zodat gedurende de sprints de belemmeringen in voortgang direct kunnen worden aangewezen.

Contemplate before the leap

Dus je hebt het doel, de haalbaarheid, de levensvatbaarheid en de noodzaak om een automatiseringsproject te starten besproken en je onderzoek gedaan, een sterke strategie en tactiek ontwikkeld inclusief het definiëren van je KPI's én een plan van aanpak bedacht? Je project is een feit! Tijd om je mouwen op te stropen. De uitvoering van het actieplan (zie vraag 5 hierboven) is een zaak van constructief en consistent aanpakken. Vanzelfsprekend duik je niet zomaar in je taken. Je komt in een puinhoop terecht zonder controle en de juiste begeleiding. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, hebben we een vijfstappenplan voor je gemaakt dat je direct kunt toepassen in de praktijk. Dat gaan we binnenkort met je delen. Het is immers eerst tijd om maandagochtend, of voor mijn part vrijdagmiddag, dat moment van bezinning te pakken en stil te staan bij hoe vaak het jou overkomt dat je weer op standje ‘automatische piloot’ een manuele handeling gaat uitvoeren (en die weer overdraagt aan je collega’s). Kan het niet handiger, eenvoudiger, sneller, efficiënter? Kortom: contemplate before the leap, oftewel: bezint eer ge begint. En vergeet niet: tijd is maar relatief.

Dit is deel 2 van de blogserie. Klik hier om deel 1 te lezen.

Tekst: Daphne Smaling, Sjoerd Lops, Marco van Hierden & Bob Mosch.